•  

    W jaki sposób radzicie sobie z organizacją faktur co miesiąc? Co miesiąc muszę przygotować średnio 20-25 faktur kosztowych i przesłać je w wersji elektronicznej do mojej księgowej. Jestem sfrustrowany za każdym razem tym jak wiele czasu mi to zabiera, jeżeli w danym miesiącu nie daje rady robić tego na bieżąco.

    Staram się zawsze brać fakturę elektroniczną, więc wszystko ląduje na emailu... więc już nie jest źle. Jednak potem muszę to raz wszystko zebrać z danego miesiąca i przesłać. Łatwo się pomylić, co już poszło, co ma być na następny miesiąc, itd.

    Idealnie skonfigurowałbym sobie jakieś filtry, które nie tylko mi to sortują (to już mam), ale dodatkowo, pobierają stosowną fakturę z załącznika, zmieniają nazwę temu plikowi (by np. zamiast nic niemówiącej nazwy Faktura_PL2600346.pdf mieć 2019-07 - Faktura - OVH - zbiorcza - Faktura_PL2600346.pdf)

    Potem najlepiej jakby taka faktura wrzucała się na Google Drive, do odpowiedniego katalogu, tak bym raz w miesiącu musiał tylko wziąć ten katalog, dołączyć wszystko do emaila i już.

    Patrzyłem, czy nie dało by się coś podobnego zrobić za pomocą https://ifttt.com/ czy za pomocą https://zapier.com/. Zapier był bliżej, ale ciężko mi tam skonfigurować porządany efekt.

    Znacie jakieś inne narzędzia, które mogłyby mi pomóc uzyskać porządany efekt? Mogą być to skrypty, które mógłbym sobie sam dostosować, ale jednak zanim zaczne pisać coś sam, chcę się zorientować, czy istnieje już coś gotowego

    #programowanie #januszeautomatyzacji #wlasnafirma #biznes #programista15k

    •  

      Jeżeli sam szukasz czegoś podobnego - zaplusuj główny wpis. Jeżeli sam byłbyś w stanie nawet zapłacić za taki program/usługę, to zaplusuj ten komentarz. Jeżeli uzbierało by się 100 zainteresowanych klientów, to miałoby większy sens, by coś takiego samemu napisać.

      Ostatecznie, takie coś powinno oszczędzać czas, więc jeżeli ktoś go sobie ceni, to drobna opłata za coś takiego przy zyskanym czasie, nadal mogła by być korzystną opcją.

    •  

      @noisy: wrzucam faktury na stosik w szufladzie i raz w miesiacu je skanuje i wysylam. Kilka minut roboty.. Te elektroniczne wrzucam do folderu "Faktury 2019-08'. Po jaka cholere mam miec ładna nazwa pliku z faktura?

    •  

      @noisy: spróbuj to sobie zorganizować za pomocą Microsoft Flow. Na mailu zdefiniuj rule przenosząca wiadomości z załącznikami od zdefiniowanych odbiorców - np "faktury@ovh.com" do konrektnego folderu a za pomocą Flow obserwuj folder i zapisuj załącznik na Onedrive / gdrive

    •  

      @noisy: U mnie sprawdza się ręczny proces. W skrzynce odbiorczej mam foldery typu "Faktury/2019-07", podobnie na dysku w katalogu "Faktury", gdzie po prostu zapisuję faktury z maila. Nazw plików nie zmieniam (oprócz chyba tylko jednej faktury od, sic!, biura rachunkowego które nazywa faktury za każdym razem "Faktura.pdf" XD, bo wszyscy oprócz nich stosują unikalne nazwy z firmą i numerem faktury), więc przy zapisie na dysk nie ma problemu z duplikatami. Zawartość drukuję raz w miesiącu, wynoszę i zapominam o nich. A jak pamiętam, to dla własnej archiwizacji dorzucam tam skany/zdjęcia faktur papierowych (typu paliwo itd).

      To mam w końcu w miarę ogarnięte, chociaż i tak nie znoszę tracić czasu na zbieranie tego do kupy. A jeszcze bardziej nie cierpię zbierania rachunków za media bo zawsze przychodzą nieregularnie i mają dziwaczne terminy płatności ( ͡° ʖ̯ ͡°)

    •  

      @noisy: Twoim problemem jest to, że jest tego dużo i trochę czasu to niestety będzie zajmować.

      Ja też mam ręczny system dla ~10-12 faktur:
      1. 95% faktury przychodzi tylko na maila "firmowego", jeśli nie to FWD albo leci zdjęcie telefonem(walić skany) i wysyłka na tego maila.
      2. Od razu oznaczam labelkami w Gmail "FAKTURA" oraz "$NAZWA MIESIĄCA+$ROK".
      3. Mam w notatniku na telefonie listę jakich nieregularnych faktur powinienem się spodziewać danego miesiąca.
      4. Jak opłaciłem fakture oznaczam go sobie labelką w Gmailu jako "OPŁACONE". I od razu zapisuje ręcznie do chmury do folderu na dany miesiąc.
      5. Szóstego danego miesiąca zbieram wszystko z folderu dla poprzedniego miesiąca i dołączam do systemu dla księgowej. Weryfikuje dodatkowo po labelkach i notatniku czy wszszytko zostało "ogarnięte".

Gorące dyskusje ostatnie 12h